Arsip Berbasis Digital Menjadi Target Bawaslu Kabupaten Kupang

Arsip berbasis digital atau elektronik menjadi target untuk dicapai oleh Bawaslu Kabupaten Kupang, demi keamanan semua data baik pemilu dan pemilihan kepala daerah sesuai dengan perkembangan dan tuntutan ilmu pengetahuan dan teknologi pada Saat Ini.

Target tersebut mulai digali melalui rapat pembinaan dan pengelolaan ketatausahaan dan kearsiapan yang digelar secara tatap muka di Aula Kantor Bawaslu Kabupaten Kupang, Kamis (16/09/2021).

Rapat pembinaan dan pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan ini, dibuka oleh ketua Marthoni Reo, SH, hadir juga anggota  yakni Adam Horison Bao, SH, Polce Dethan, MM, Maria Sarina, SE, Koordinator Sekretariat Apredal Zeryanti Tefu, S.ST dan seluruh staf teknis Bawaslu Kabupaten Kupang.

Sebagai upaya membangun kerjasama antar lembaga pemerintahan, maka rapat kali ini menghadirkan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Kupang, Kain Maus, S.Pd.,M.Si selaku narasumber.

Dalam sambutan pembukaan Ketua Bawaslu Kabupaten Kupang Marthoni Reo mengapresiasi kepada Divisi Sumber Daya Manusia dan Organisasi (SDMO) dan Koordinator Sekretariat yang telah berusaha dan berinisiasi untuk menggelar kegiatan rapat pembinaan ketatausahaan dan pengelolaan kearsipan pada saat ini.

Marthoni menyampaikan bahwa, berbicara soal arsip bukan saja tentang disposisi surat menyurat tetapi mencakup banyak hal. Karena itu menurutnya, ini tantangan bagi Bawaslu Kabupaten Kupang untuk menata sumber daya manusia agar pengelolaan arsip yang berbasis digital itu dilakukan secara baik.

“Kegiatan ini sangat bermanfaat untuk kita di Bawaslu Kabupaten Kupang, terkait pengelolaan asip yang berbasis digital, sehingga arsip kita menjadi lebih aman serta mudah diperoleh saat dibutuhkan”. Tuturnya.

Pada kesempatan yang sama, Koordinator Divis SDMO Polce Dethan, mengatakan, kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kapasitas sumber daya manusia yang ada di Bawaslu Kabupaten Kupang dalam konteks mengelola kearsipan.

“Peningkatan kapasitas ini diantaranya adalah hard skil, tetapi juga soft skil kita”. Terangnya.

Lebih lanjut Polce juga menambahkan bahwa harapan dari kegiatan ini adalah bagaimana kita memiliki kemampuan yang baik didalam mengelola arsip di Bawaslu Kabupaten Kupang.

“ini juga bagian dari tantangan bagi kita, dimana kita akan berhadapan dengan pemilihan dan pemilu 2024 dan tahapannya sangat beririsan. kita tahu bersama bahwa banyak dokumen serta data yang harus dikelola dengan baik oleh kita di Bawaslu Kabupaten Kupang ”. Pungkasnya.

Sebagaimana diketahui bahwa pada tahun 2020 dan 2021, Bawaslu secara kelembagaan memberi perhatian kepada pembenahan internal yang diarahkan kepada bagaimana penguatan tata kelola administrasi dan organisasi dalam rangka memperkuat dukungan teknis sekretariat terhadap kerja-kerja kelembagaan di lingkungan Bawaslu Kabupaten Kupang. Salah satu hal yang dipandang penting adalah tata kelola arsip dan perpustakaan lembaga.

Untuk saat ini, pengelolaan arsip secara manual (tradisional) telah ditata sesuai standar dan system pengelolaan arsip yang baik. Meskipun dukungan sarana pra sarana belum memadai tapi hal itu tidak membuat surut semangat untuk menata kearsipan Bawaslu Kabupaten Kupang sebagai sumber informasi dan memori lembaga.

Penulis: Humas BKK